ارزیابی تامین کنندگان 

۱- هدف

هدف از تدوین این دستورالعمل تشریح روال انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان با هدف برآورده شدن اهداف و الزامات شرکت و دیگر الزامات در حوزه خرید کالا و خدمات است.

۲- دامنه کاربرد

این دستورالعمل تمامی تامین کنندگان شرکت را در بر میگیرد.

۳- مفاهیم

• نمونه اولیه: تعداد مشخص کالا می­باشد که جهت کنترل و حصول اطمینان از تطابق الزامات تعیین شده برای آن کالا، قبل از عقد قرارداد با تامین کننده یا هر گونه تغییر در مشخصات  کالای فعلی از تامین کننده دریافت می­گردد.
• تامین کننده: منابعی می­باشند که در ارزیابی شرکت مورد تائید قرار گرفته اند و طرف قرار داد یا همکاری شرکت می­باشند.

۴- شرح عملیات

• تامین کنندگان به سه دسته تقسیم می­شوند:

تامین کنندگان داخلی

تامین کنندگان خارجی(خارج از ایران)

تامین کنندگان خدمات (آموزشی، حمل و تقل، آزمایشگاهی و..)

• تامین کنندگان داخلی به سه دسته تقسیم بندی می شوند.
• فروشگاه ها
• تولید کنندگان: تولید کننده اختصاصی شرکت (پیمانکار)
• نمایندگی های فروش محصولات داخلی و خارجی

روال ارزیابی تامین کننده گان کالا (داخلی) به شرح ذیل باید پیگیری شود.

شناسائی تامین کننده توسط واحد خرید و یا هر یک از واحد های دیگر می­تواند انجام شود. هرگاه واحدی غیر از واحد خرید تامین

کننده ای را شناسائی کرده باشد باید مشخصات کلی تامین کننده را از طریق ایمیل کاری به اطلاع واحد خرید برساند.

کارشناس خرید باید مشخصات اولیه تامین کننده را در لیست تامین کنندگان مجاز  PU-FO-47 ثبت نماید. پس از انجام ارزیابی در صورت عدم تائید نام تامین کننده از لیست حذف می شود و تا زمان انجام ارزیابی از تامین کننده نباید خرید انجام شود.

• ارزیابی اولیه تامین کننده مطابق با فرم ارزیابی تامین کنندگان داخلیPU-FO-43 باید انجام شود. این ارزیابی بر اساس موارد ذیل است.
• سوابق کاری
• نوع محصولات تولید
• حسن شهرت
• توانائیهای تامین کننده
• شفافیت مالی ایشان بررسی شود.

 لازم است در صورت نیاز به بازدید از محل تامین کننده مدیر خرید و مدیر کنترل کیفیت یا تضمین کیفیت حضور داشته باشند و بر اساس نظر جمعی نیز در خصوص ارزیابی تامین کننده تصمیم گیری نمایند.

واحد خرید برای تامین کننده تائید شده ( تا این مرحله) فرم ارزیابی اولیه تامین کنندگان را باید تکمیل نماید.

هرگاه تامین کننده تائید نشود، باید علل عدم تائید تامین کننده در فرم ارزیابی اولیه ثبت شود، سپس اعلام به مدیر خرید و ثبت نام تامین کننده  در لیست تامین کنندگان غیر مجاز باید انجام شود.

هر تامین کننده بر اساس امتیاز دریافتی در فرم ارزیابی تامین کننده امتیازی کسب مینماید به شرح جدول ذیل.

توضیح: در بخی فرمهای ارزیابی امتیاز دهی با جدول فوق متفاوت است و در ذیل فرم توضیحات کامل ارائه شده است.

لازم است نام تامین کنندگان مجاز در فرم تامین کنندگان مجاز  PU-FO-47 و نام تامین کنندگان غیر مجاز در فرم تامین کنندگان غیر مجاز به کد PU-FO-47 ثبت گردد.

 ارزیابی دوره ای تامین کنندگان باید هر شش ماه انجام شود.

توضیح : با توجه به نوع کارکرد شرکت با تامین کننده، اهمیت تامین کننده برای شرکت و داخلی یا خارجی بودن تامین کننده دوره ارزیابی تامین کننده با پیشنهاد مدیر خرید و تائید مدیرعامل می تواند کمتر یا بیشتز از شش ماه باشد. البته هیچگاه نباید دوره ارزیابی بیش از یک سال در نظر گرفته شود.

حداقل دو هفته پیش از موعد زمان بررسی ارزیابی دوره­ای واحد خرید باید فرم ارزیابی دوره­ای تامین کنندگان را تکمیل نماید. لازم است در تکمیل فرم ارزیابی دوره ای تامین کنندگان واحد خرید استعلامهای عملکرد تامین کنندگان را از واحد های کیفیت و دیگر واحد های مرتبط دریافت نماید. سپس نسبت به ارزیابی دوره ای اقدام نماید

بر اساس فرمهای ارزیابی دوره ای تامین کنندگان امتیازاتی کسب میکنند که به شرح جدول ذیل است.

• ارزیابی تامین کنندگان کالا (خارجی)

روال انجام ارزیابی تامین کنندگان خارجی طی فرم ارزیابی تامین کنندگان کالا به کد PU-FO-43 مطابق با روال ارزیابی تامین کنندگان داخلی است. البته باید ارزیابی دوره­ای تامین کنندگان خارجی همیشه یکساله است.

توضیح: در روال ارزیابی تامین کنندگان خارجی، مرحله نیاز و یا عدم نیاز به بازدید از محل تامین کننده باید در کمیته بازرگانی شرکت تصمیم گیری شود. همچنین در صورت تائید کمیته بازرگانی به تصویب مدیر عامل نیز باید برسد. پیگیری انجام هماهنگی های لازم برای بازدید، تامین هزینه های لازم و دیگر نیازمندیها بر عهده مدیر واحد خرید و یا فرد انتخاب شده از طرف کمیته فنی بازرگانی است. کمیته بازرگانی متشکل از مدیر خرید، فروش و برنامه ریزی و نماینده مدیر عامل است.

همچنین نفرات انتخابی برای بازدید باید توسط کمیته بازرگانی انتخاب و به تصویب مدیر عامل برسد. نفرات انتخاب شده باید ویژگیهای ذیل راداشته باشند:

تسلط صحبت کردن به زبان انگلیسی

داشتن تجربه کاری در زمینه بازدید

حضور و تجربه کاری در شرکت بمدت حداقل سه سال

• ارزیابی تامین کنندگان خدماتی

تامین کنندگان خدماتی به سه دسته

• خدمات مشاوره ای و آموزشی
• خدمات حمل و نقل کالا و نیروی انسانی تقسیم
• خدمات کالیبراسیون و آزمایشگاهی

• ارزیابی تامین کنندگان خدمات مشاوره­ای

 شناسائی تامین کننده خدمات مشاوره ای بطور معمول توسط واحد متقاضی خدمات مشاوره ای باید انجام شود و به واحد خرید اعلام شود.

تامین کنندگان خدمات مشاوره ای به دو دسته تامین کنندگان حقیقی و حقوقی دسته بندی می شوند.

روال انجام ارزیابی این دسته تامین کنندگان مانند ارزیابی تامین کنندگان داخلی است.

در بررسی صلاحیت تامین کنندگان خدمات مشاوره ای توصیه ای بر بازدید نباید وجود ندارد مگر در شرایط خاص و بنا به توصیه واحد متقاضی.

ارزیابی انجام دهندگان خدمات آموزش و یا مشاوره حقیقی طی فرم پرسشنامه ارزیابی تامین کنندگان خدمات مشاوره ای(اشخاص حقیقی) PU-FO-40 و ارائه دهندگان خدمان آموزشی اشخاص حقوق طی فرم پرسشنامه ارزیابی تامین کنندگان خدمات مشاور ه ای(اشخاص حقوقی) PU-FO-42 باید انجام شود.

تامین کننده حقوقی: مطابق با رتبه تامین کننده (استخراج شده از فرم ارزیابی اولیه ) اگر رتبه A-B-C باشد در لیست تامین کنندگان مجاز و اگر رتبه D باشد باید در لیست تامین کنندگان غیر مجاز نام تامین کننده ثبت شود.

هرگاه همکاری با تامین کننده بیش از یک دوره ( یک دوره کمتر از یکسال )ادامه داشته باشد باید سالی یکبار ارزیابی عملکرد تامین کننده توسط واحد خرید انجام شود

توضیح : منظور از یک دوره همکاری: یک دوره مطابق با مدت زمانی که در قرار داد با مشاور مشخص شده است .

ارزیابی تامین کنندگان خدمات حمل و نقل طی فرم ارزیابی تامین کنندگان خدمات حمل و نقل PU-FO-41 و خدمات آزمایشگاهی نیز طی فرم ارزیابی تامین کنندگان خدمات آزمایشگاهی PU-FO-48 باید انجام شود. برای تامین کنندگان خدماتی مانند حمل و نقل که بطور پیوسته بیش از ۶ ماه برای شرکت فعالیت میکنند لازم است سالی یکبار ارزیابی دوره ای انجام شود. برای تامین کنندگان خدمات که کار مستمر برای شرکت انجام نمیدهند در هر بار باید ارزیابی انجام شود. (البته برای تامین کنندگانی که فقط سالی یکبار با شرکت کار میکنند مانند خدمات کالیبراسیون)  برای این موارد در مرحله دوم دریافت خدمات می توان عملکرد دوره گذشته را در نظر گرفت.

۵ – مسئولیت ها و اختیارات

• مسئولیت شناسائی تامین کننده خرید کالا بر عهده واحد خرید است. برای دیگر موارد مطابق با توضیح دستورالعمل.

• مسئولیت ارزیابی تامین کنندگان بر عهده واحد خرید است.

·       واحدهای کنترل کیفیت، فروش و مالی باید در خصوص عملکرد تامین کنندگان به واحد خرید گزارش دهند.

۶- مدارک مرتبط

• روش اجرائی خرید PU-PR-10

۷ – ضمائم

• فرم لیست تامین کنندگان مجاز PU-FO-47                                                                               
• فرم لیست تامین کنندگان غیر مجاز PU-FO-46                                                                           
• فرم ارزیابی تامین کنندگان داخلی               PU-FO-43                                                              –
• فرم پرسش نامه ارزیابی تامین کنندگان خدمات مشاوره ای (اشخاص حقیقی)    PU-FO-40              
• فرم پرسش نامه ارزیابی تامین کنندگان خدمات مشاوره ای(اشخاص حقوقی)     PU-FO-42       
• فرم ارزیابی تامین کنندگان خدمات حمل و نقل                                          PU-FO-41                                           

• ارزیابی تامین کنندگان خدات آزمایشگاهی                                                          PU-FO-48

• کنترل، پایش و بازنگری
• لازم است این دستورالعمل حداقل سالی یکبار توسط واحد تضمین کیفیت بازنگری شود. همچنین در صورت نیاز به اصلاح در نتیجه دریافت بازخوردها، یا نتایج ممیزی و یا اعلام و درخواست اصلاح و تغییر و… ، واحد تضمین کیفیت نسبت به بازنگری اقدام نماید. روش تایید و تصویب بازنگری و اعمال اصلاحات مطابق با روش اجرائی اطلاعات مدون است.
• پایش و اندازه گیری اثر بخشی این دستورالعمل مطابق با شاخصهای تعریف شده در شناسنامه فرآیند خرید و ارزیابی تامین کنندگان PU-FO-39 باید در دوره های در نظر گرفته شده و توسط متولی فرایند اندازه گیری و گزارش شود.

• نگهداری سوابق

در نتیجه اجرای این دستورالعمل و انجام  بازنگری باید متن منسوخ بازنگری شده (آخرین ویرایش بازنگری شده) بمدت یکسال در بایگانی واحد تضمین کیفیت بصورت متن کاغذی یا الکترونیکی نگهداری شود . همچنین هرگونه سوابق دیگری که در نتیجه اجرای این دستورالعمل ایجاد می شود باید بمدت دوسال در واحد تضمین کیفیت و سپس دوسال بایگانی راکد باشد.