۱ـ هدف
هدف از تدوین این روش اجرایی شرح روش خرید و ارزیابی تامین کنندگان با هدف تامین بموقع کالا و خدمات با کیفیت مطابق با الزامات شرکت و مشتری به منظور تحویل بموقع محصول و کسب رضایتمندی مشتریان است.
۲ـ دامنه کاربرد
این روش اجرائی شامل تمامی اقلام خریدنی به غیر از اقلام مصرفی (اقلام اداری کاغذ، قند و ….) و خدمات درخواستی است.
۳-تعاریف
خرید خارجی: منظور خرید خارج از کشور است.
۴- شرح عملیات
کلیات
- گروه بندی تامین کنندگان و کالاها
به منظور سهولت انجام فرآیند خرید و قابل شناسائی بودن کالاها و تامین کنندگان کالاها و خدمات، تامین کنندگان و کالاها بر اساس معیارهای مصرف کنندگان یا درخواست کنندگان باید دسته بندی نمود.
توضیح: خریدهای شرکت شامل خریدهای مورد نیاز واحدهای کاری شرکت نیز می شود. مانند خریدهای اقلام اداری، خرید خدمات تعمیرات و ……..
شناسایی و ارزیابی اولیه و دوره ای تامین کنندگان
به منظور انجام خرید کالا و خدمات از تامین کنندگان معتبر لازم است برای دسته کالاها و خدمات، تامین کنندگانی شناسائی شود. لازم است از میان تامین کنندگان شناسائی شده با توجه به الزامات شرکت بهترین تامین کنندگان ارزیابی و انتخاب شوند. این کار باید مطابق با دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان PU-WR-10 انجام شود.
استعلام قیمت از تامین کنندگان منتخب
برای انجام هر خرید و خدمت لازم است پیش از انجام خرید از ۳ تامین کننده تائید شده استعلام قیمت گرفته شود. البته در شرایطی که تامین کننده معتبر محدود باشد و یا نمایندگی معتبر باشد با مجوز مدیر خرید و در مواردی مدیر عامل می توان به ۱ الی ۲ استعلام خرید اکتفاء کرد.
دیگر موارد مهم در خرید
- تعریف و بررسی صحت درستی مدارک مورد نیاز دریافتی از تامین کننده برای مباحث مالی (شماره اقتصادی، کارت بازرگانی و ….)
- برای تامین کنندگانی که در گروه c ارزیابی تامین کنندگان هستند باید طی مدت ۶ ماه جایگزین انتخاب شود.
- بررسی نیاز به جلسه تصمیم گیری برای خرید در کمیته بازرگانی (برای خرید های با رقم مالی بالا)
- نیاز و یا عدم نیاز به عقد قرار داد خرید با توجه به نوع خرید و تصمیم مدیر خرید و مدیر عامل
توضیح۱: تامین کنندگان خدمات آموزشی افراد حقیقی، برای بررسی عملکرد آنها باید از واحد آموزش و همچنین درخواست کننده خدمات استعلام وضعیت نمود در صورت نارضایتی از عملکرد ایشان واحد خرید باید در تدارک افراد جایگزین باشد.
توضیح۲: کمیته بازرگانی: هرگاه مبلغ ریالی خریدی بسیار بزرگ باشد، موضوع خرید برای شرکت حیاطی باشد و یا شرایط ویژه و خاصی وجود داشته باشد (به تشخیص مدیر خرید) برای اینگونه موارد موضوع بررسی وضعیت خرید باید در کمیته ای بنام کمیته بازرگانی متشکل از اعضاء: مدیر بازرگانی، مدیر خرید، مدیر برنامه ریزی، مدیر عامل و در صورت نیاز دیگر نفرات مرتبط تشکیل جلسه داده و تصمیم گیری نمایند.
- مدیر خرید باید معیاری برای خریدهائی که نیاز به تائید مدیر عامل دارند تعریف نماید.
- روش پرداختی خریدها و تسویه حساب با تامین کننده
شرح روال خرید
واحد خرید پس از دریافت درخواستهای خرید نسبت به تامین درخواست خرید مطابق با روال ذیل اقدام مینماید.
بر اساس دسته بندی کالاها و تامین کنندگان لازم است کارشناسان خرید هرنوع دسته بندی کالا مشخص شود. کارشناس مربوطه به هر دسته بندی کالا برای اقدام به خرید مطابق با روال ذیل باید اقدام نماید.
- بررسی اولیه درخواست خرید صادر شده در خصوص موارد ذیل:
- تعداد کالای درخواستی / نوع درخواست خدمات
- زمان تحویل مد نظر درخواست کننده
- تامین کننده های مجاز وجود دارد
- پیش بینی مبلغ ریالی خرید
- خرید داخل و یا خرید خارج از کشور
- کالای درخواست شده کد و مشخصات فنی و شناسائی کافی دارد
- آیا نیاز به دریافت نمونه اولیه است
- آیا نیاز به بازدید در حین فرآیند خرید و بازرسی اولیه دارد
پس از بررسی موارد فوق در صورتی که اطلاعاتی ناقص باشد کارشناس خرید باید با تماس با درخواست کننده نسبت به تکمیل اطلاعت اقدام نماید. هرگاه برای درخواست صادر شده تامین کننده تائید شده در لیست تامین کنندگان شرکت موجود نباشد لازم است مطابق با روال ارزیابی تامین کنندگان واحد خرید نسبت به شناسائی تامین کننده مور تائید اقدام نماید. سپس موارد ذیل باید پیگیری شود.
- دریافت ۳ استعلام قیمت از ۳ تامین کننده
تبصره: برای مواردی که تامین کننده معتبر به اندازه کافی وجود نداشته باشد باید با مجوز مدیر خرید و تائید مدیر عامل (در صورت نیاز با تشخیص مدیر خرید) نسبت به دریافت استعلام از ۱ الی ۲ تامین کننده اکتفاء کرد.
تبصر: هرگاه برای خریدی تامین کننده نمایندگی فروش معتبر باشد با مجوز مدیر خرید می توان فقط از همان تامین کننده استعلام خرید دریافت کرد.
- دریافت مدارک مالیاتی (کد اقتصادی، کارت ملی و فاکتور رسمی) از تامین کنندگانی که استعلام قیمت داده اند.
- مقایسه قیمت استعلامهای خرید
- مقایسه روش دریافت پول تامین کنندگان و زمان تحویل و شرایط تحویل تامین کنندگان و همچنین خدمات پس از فروش
- کارشناس خرید پس از مشخص شدن موارد فوق نسبت به خرید از تامین کننده اقدام مینماید. ایشان همچنین باید پیگیری عقد قرار داد، مسایل مالی طی صدور فرم درخواست پرداخت مالی PU-FO-45 و انتظار برای تائید آن سپس ادامه روند خرید ، دریافت نمونه، زمان بازرسی ، زمان دریافت کالا و….را هماهنگ نمایند.
- پس از دریافت کالا و دپو در انبار قرنطینه، و پس از تائید کیفی توسط واحد کنترل کیفیت و تائید تعدادی توسط واحد انبار کالای خریداری شده اجازه موجود شدن در انبار را دارد.
- در صورت وجود مغایرت تعدادی و یا کیفی باید مراتب به اطلاع کارشناس خرید برسد و واحد کنترل کیفیت با صدور فرم عدم انطباق QA-FO-10 وضعیت نامنطبق را با اطلاع رسانی به واحد خرید و تضمین کیفیت اعلام نماید. سپس با تعیین وضعیت موارد نامنطبق کالا مطابق با روش اجرائی مدیریت عدم انطباق CN-PR-03 در صورت تائید شدن می تواند در انبار موجود شود.
توضیح: برای انجام خرید های با مبالغ ریالی بزرگ (باید مبلغ ریالی بزرگ توسط مدیر خرید و مدیر عامل تعریف شود) در صورت نیاز باید برای تصمیم گیری نهائی خرید جلساتی برگزار شود. نیاز و عدم نیاز به تشکیل جلسه باید با هماهنگی بین کارشناس خرید و مدیر خرید بررسی شود.
- توسعه تامین کنندگان خرید
با توجه به میزان سفارش گذاری برای خرید و با تشخیص مدیر خرید و بررسی وضعیت تامین کنندگان، ایشان نسبت به اتنخاب تامین کنندگان جدید در واحد اقدامات لازم را انجام دهند. بسیار مهم است که این تامین کنندگان نیز ارزیابی شوند. باید از این تامین کنندگان جدید نمونه اولیه دریافت شود و برای بررسی تائید و یا عدم تائید از واحد کنترل کیفیت استعلام شود. در صورت تائید مطابق با روال ارزیابی تامین کنندگان باید اقدام شود.
- بازرسی و آزمون اقلام خرید داری شده
تمامی کالاهای خریداری شده باید به تائید کیفی واحد کنترل کیفیت و تائید تعدادی انبار برسد. پس از انجام خرید رسید کالاهای خرید شده به انبار ارسال شود. انبار دار بر اساس تعداد ذکر شده در رسید کنترل تعدادی باید نماید و بازرس کنترل کیفیت باید تمامی کالاهای ثبت شده در رسید را کنترل نماید.
هرگاه لازم باشد بازرسی و آزمون کیفی کالاهای خرید شده در محل تامین کننده انجام شود و یا در حین فرآیند تولید و یا بارگیری بازرسی انجام شود باید درخواست بازرسی به واحد کنترل کیفیت داده شود تا بازرسی در محل اعلام شده انجام شود.
- تعیین تکلیف مغایرتها
پس از انجام بازرسی تعدادی و کیفی در صورت اعلام مغایرت تعدادی لازم است موارد مغایرت توسط واحد خرید به تامین کننده اعلام شود و مغایرت تعدادی تعیین تکلیف شود.
در صورتی که مغایرت کیفی وجود داشته باشد واحد خرید باید بر اساس تصمیم مندرج شده در فرم عدم انطباق اقدام نماید. لازم است واحد خرید نسبت به مرجوع کردن، تعویض و یا اصلاح اقلام نامنطبق با تامین کننده مذاکره نماید.
- خرید خدمات
- روال انجام خرید خدمات مانند خدمات آموزش، نگهداری و تعمیرات، آزمایشگاه و .. … مطابق با روال خرید کالا است. البته در این موارد و در انتخاب تامین کننده توصیه میشود از نظرات واحد درخواست کننده استفاده شود. برای خریدهای آموزش و مشاوره نیاز به عقد قرار داد است و باید توسط کارشناس خرید پیگیری شود.
- توضیحات تکمیلی :
- کارشناس خرید لازم است موارد نامنطبق در خرید کالا از نظر مغایرت تعدادی و مغایرت کیفی را با تامین کنندگان مطرح و اقدام موثر نماید.
- هرگاه در تحویل کالای خریداری شده و یا هر یک از تعهدات تامین کننده دیر کردی وجود داشته باشد برای مواردی که عقد قرار داد دارد باید مطابق با موارد حقوقی بند مرتبط قرار داد نسبت به متعهد کردن تامین کننده و دریافت کالای خریداری شده یا انجام خدمات درخواستی اقدام نمود و برای مواردی که قرار داد ندارند باید با مذاکره مسائل پیش آمده را حل و فصل کرد.
- کارشناس خرید باید در زمان ارزیابی تامین کنندگان از واحدهای مرتبط وضعیت کیفی عملکرد تامین کنندگان را استعلام نماید و موارد دریافتی را در ارزیابی تامین کنندگان در نظر بگیرد.
۵-مسئولیت ها و اختیارات
- مدیر خرید مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این روش اجرائی را بر عهده دارد
- مسئولیت اجرای این روش اجرائی بر عهده کلیه پرسنل واحد خرید است.
- واحد کنترل کیفیت مسئولیت کنترل کیفی اقلام خریداری شده را بر عهده دارد
- واحد انبار مسئولیت کنترل تعدادی اقلام دریافتی را بر عهده دارند.
۶- مدارم مرتبط
دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان PU-WR-09
روش اجرائی مدیرت عدم انطباقها CN-PR-03
۷- ضمائم
- فرم درخواست خرید PU-FO-45
- فرم درخواست پرداخت PU-FO-45
- کنترل، پایش و بازنگری
- لازم است این روش اجرائی حداقل سالی یکبار توسط واحد تضمین کیفیت بازنگری شود. همچنین در صورت نیاز به اصلاح در نتیجه دریافت بازخوردها، یا نتایج ممیزی و یا اعلام و درخواست اصلاح و تغییر و… ، واحد تضمین کیفیت نسبت به بازنگری اقدام نماید. روش تایید و تصویب بازنگری و اعمال اصلاحات مطابق با روش اجرائی اطلاعات مدون است.
- پایش و اندازه گیری اثر بخشی این روش اجرائی مطابق با شاخصهای تعریف شده در شناسنامه فرآیند خرید XX-PU-FO-39 باید در دوره های در نظر گرفته شده و توسط متولی فرایند اندازه گیری و گزارش شود.
- نگهداری سوابق
در نتیجه اجرای این روش اجرائی و انجام بازنگری باید متن منسوخ بازنگری شده (آخرین ویرایش بازنگری شده) بمدت یکسال در بایگانی واحد تضمین کیفیت بصورت متن کاغذی یا الکترونیکی نگهداری شود . همچنین هرگونه سوابق دیگری که در نتیجه اجرای این دستورالعمل ایجاد می شود باید بمدت دوسال در واحد تضمین کیفیت و سپس دوسال بایگانی راکد باشد.
