روش اجرایی بازنگری مدیریت 

()

۱ـ هدف

هدف از تدوین این روش اجرایی حصول اطمینان از کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت با توجه به خط مشی، اهداف و نیازمندی های استاندارد سیستم مدیریت یکپارچه و نیز ارزیابی زمینه های بهبود و تغییر می باشد.

 

۲ـ دامنه کاربرد

این روش اجرایی در برگیرنده فرآیندهای تعریف شده در  سیستم مدیریت  یکپارچه در شرکت است.

 

۳ـ مفاهیم

سیستم مدیریت یکپارچه: عبارت از استقرار، حفظ و نگهداری سیستمی مشتمل بر استانداردهای ISO9001:2015، IS014001:2015 و ISO45001:2018 در شرکت است.

اقدام اصلاحی: عبارتست از اقدامی که جهت رفع علت عدم انطباق های بالفعل انجام می گیرد و هدف از آن حذف ریشه ای علل و جلوگیری از تکرار آنها می باشد.

اثر بخشی: عبارتست از میزان دستیابی به اهداف و نتایج برنامه ریزی شده سیستم مدیریت یکپارچه .

   .

 

 ۴- شرح عملیات

دوره بازنگری

جلسه بازنگری سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت حداقل هر سال یکبار و درصورت نیاز (الخصوص پس از انجام ممیزی های داخلی ) و بنابر تشخیص مدیرعامل در فواصل کوتاهتر برای همه یا برخی مستندات انجام می­شود.

 توضیح: جلسات بازنگری مدیریت می­تواند در دوره های کوتاه تر با تعداد معدودی از ورودی ها تشکیل گردد البته جلسات میبایست به گونه ای  تشکیل گردد، که تمام ورود یها بررسی گردد.

 

ورودی های جلسه بازنگری مدیریت

    موضوعات قابل طرح درجلسه بازنگری مدیریت که در قالب گزارشی از سوی رئیس تضمین کیفیت و با همکاری سایر مسئولین تکمیل و ارائه می شود شامل موارد ذیل است  

ورودیها بر اساس استاندارد ISO9001:2015

الف. وضعیت اقدامات بازنگری مدیریت قبلی

ب. تغییرات در مسائل داخلی و بیرونی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت

ج. اطلاعات عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت، شامل روند:

  1. رضایت مشتری و بازخورد از ذینفعان مرتبط
  2. میزانی که اهداف کیفیت برآورده شده اند
  3. عملکرد فرآیند و انطباق محصولات و خدمات
  4. عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی
  5. نتایج پایش و اندازه گیری
  6. نتایج ممیزی
  7. عملکرد ارائه دهندگان بیرونی

د) کفایت منابع

ه) اثربخشی اقدامات اتخاذ شده برای پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

و) فرصت هایی برای بهبود

اهداف استراتژی

 

ورودیهای جلسه بازنگری استاندارد IS014001:2015

الف) وضعیت اقدامات مربوط به بازنگری مدیریت قبلی

 ب) تغییرات در

.موضوعات خارجی و داخلی مرتبط با سیستم مدیریت زیست محیطی

 .نیازها و انتظارات طرف های ذی نفع شامل تعهدات به تطابق

.جنبه های زیست محیطی بارز

.ریسک ها و فرصتها

ج) میزان برآورده شدن اهداف

 د) اطلاعاتی درمورد عملکرد زیست محیطی سازمان، شامل روندهای

 .عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی

 .نتایج پایش و اندازه گیری

 .برآوردن تعهدات به تطابق خود

 .نتایج ممیزی ها

ه) کفایت منابع

و) ارتباط (ارتباطات ) مرتبط از طرف های ذینفع برون سازمانی شامل شکایات

 ز) فرصت هایی برای بهبود مداوم

 

و همچنین موارد ذیل نیز باید طی گزارشی بر اساس استاندارد ISO45001:2018 در جلسه طرح و بررسی شود.

ریسکها و فرصتهای خطرات سلامت ایمنی و بهداشت شغلی

انطباق بر الزامات قانونی

گزارش رویدادها، عدم انطباقها و اقدامات اصلاحی

سنجش نتایج

فرصتهای بهبود

نیاز به تغییرات برای سیستم در شرکت

نیازها و انتظارات ذینفعان

در هر سه استاندارد نام برده شده در فوق موارد بند ۳-۹ در هر سه استاندارد به عنوان ورودیهای جلسه بازنگری مدیریت می باشند.

نیازها و انتظارات ذینفعان:

از جمله ورودیهای بسیار مهم جلسه بازنگری مدیریت نیازها و انتظارات ذینفعان شرکت است. ذینفعان شرکت انتظارات آنها و میزان رضایتمندی ایشان از دسترسی ایشان به انتظارهایشان از طریق انجام نظر سنجی بررسی میگردد. لازم است نتایج نظر سنجی از

  • مشتریان شرکت (انجام نظر سنجی های واحد فروش و خدمات پس از فروش)
  • پرسنل شرکت  (انجام نظر سنجی پرسنل توسط واحد منابع انسانی)
  • وضعیت عملکرد تامین کنندگان (ارزیابی عملکرد تامین کنندگان و بررسی تحلیلی روند کیفی فعالیت آنها در واحد خرید)
  • سهامدارن (واحد مالی و فروش: گزارش عملکرد واحد فروش، درصد تحقق فروش، سود و زیان شرکت)

پس از ارائه گزارشهای فوق نسبت به بررسی و مشخص کردن نقاظ ضعف اقدام می­شود. بدین ترتیب نسبت به افزایش جلب رضایتمندی مشتریان اقدام میگردد.

 

اعضاء جلسه بازنگری مدیریت

    اعضاء جلسه بازنگری مدیریت به شرح ذیل می باشند:

  • مدیر عامل
  • رئیس تضمین کیفیت
  • مدیر تعالی سازمانی
  • دیگر مدیران تمام قسمتها و همچنین متولیان فرآیندهای تعریف شده در نقشه فرآیندی
  • مشاور با دعوت مدیریت
  • سایر افراد بنا برپیشنهاد مدیر تضمین کیفیت و به تائید مدیر عامل در جلسات حضورخواهند داشت.

توضیح: در تشکیل جلسات بازنگری مدیریت حضور مدیریت ارشد سازمان اجباری است. در صورت تشکیل جلسه بدون حضور مدیر عامل می بایستی صورت جلسه تنظیمی حتما به رویت و تائید مدیر عامل برسد.

 

نحوه بازنگری و نتایج مربوطه

برای تشکیل جلسه بازنگری مدیریت موضوع جلسه، پس از هماهنگی  بین مدیر تضمین کیفیت و مدیر عامل به اطلاع اعضاء جلسه رسانده شود و زمان جلسه نیز باید اعلام گردد. موضوع جلسه ورودیهای جلسه بازنگری مدیریت است که در بند قبلی توضیح داده شده است. پس از تشکیل جلسه و ارائه گزارشات و بررسی باید تصمیمات گرفته شده به صورت عمده شامل موارد ذیل باشد:

توضیح: توصیه می­شود ورودیهای جلسه بازنگری مدیریت یکپارچه در قالب فرمت ورودی و  خروجی های جلسه بازنگری مدیریت               QA-FO-38 در جلسه ارائه شود.

  • فرصت های بهبود : راهکارهایی برای بهبود عملکرد فعالیت ها و فرآیندها
  • هرگونه نیاز به تغییر در سیستم مدیریت یکپارچه : روش­هایی برای بهبود اثربخشی سیستم مدیریت و …. در شرکت
  • منابع مورد نیاز : برآورد نیاز و چگونگی تامین منابع برای تامین نیازهای اجرائی سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت

خروجیهای جلسه همچنین باید مطابق با بند ۳-۹ استاندارد سیستم مدیریت یکپارچه باشند.

نتایج بازنگری در صورتجلسه بازنگری مدیریت که به امضاء حاضرین می رسد درج می گردد که مبنای انجام اقدامات مشخص شده می باشد.

پیگیری اجرای تصمیمات اتخاذ شده با صدور درخواست اقدام اصلاحی/ درخواست اقدامات برای رسیدگی ریسک ها و فرصت ها و براساس روش اقدام اصلاحی و روش ارزیابی ریسک و فرصت ها توسط مدیر تضمین کیفیت می­باشد.

           

 ۵ـ مسئولیت  ها و اختیارات

     مسئولیت اجرای این روش اجرایی بعهده رئیس تضمین کیفیت است.

 

۶- مدارک مرتبط

  • روش اجرایی اقدام اصلاحی QA-PR-02
  • روش اجرائی مدیریت تغییرات QA-PR-10

 

     

 

۷- ضمائم             

  • فرم شناسنامه فرآیند بازنگری مدیریت                  QA-FO-36
  • فرم صورتجلسه                                             QA-FO-37
  • ورودی وخروجی های جلسه بازنگری مدیریت        QA-FO-38

 

  • کنترل، پایش و بازنگری
  • لازم است این روش اجرائی حداقل سالی یکبار توسط واحد تضمین کیفیت بازنگری شود. همچنین در صورت نیاز به اصلاح در نتیجه دریافت بازخوردها، یا نتایج ممیزی و یا اعلام و درخواست اصلاح و تغییر و… ، واحد تضمین کیفیت نسبت به بازنگری اقدام نماید. روش تایید و تصویب بازنگری و اعمال اصلاحات مطابق با روش اجرائی اطلاعات مدون است.
  • پایش و اندازه گیری اثر بخشی این روش اجرائی مطابق با شاخصهای تعریف شده در شناسنامه هر فرآیند QA-FO-36 باید در دوره های در نظر گرفته شده و توسط متولی فرایند اندازه گیری و گزارش شود.

 

  • نگهداری سوابق

در نتیجه اجرای این روش اجرائی و انجام  بازنگری باید متن منسوخ بازنگری شده (آخرین ویرایش بازنگری شده) بمدت یکسال در بایگانی واحد تضمین کیفیت بصورت متن کاغذی یا الکترونیکی نگهداری شود . همچنین هرگونه سوابق دیگری که در نتیجه اجرای این دستورالعمل ایجاد می شود باید بمدت دوسال در واحد تضمین کیفیت و سپس دوسال بایگانی راکد باشد.

آیا این مطلب برای شما مفید بود ؟

برای امتیاز به مطلب روی ستاره ها بزنید

میانگین رضایت کاربران / ۵. تعداد رای ها

اولین نفری باشید که به این مطلب امتیاز می دهید

اگر مطالب ما برای شما مفید بوده است ...

مطالب ما در اینستاگرام را هم دنبال کنید

از اینکه این مطلب نظر شما را جلب نکرده است، پوزش می‌طلبیم.

فرصت دهید مطلب را بهتر خواهیم کرد.

جهت ارتقا این مطلب پیشنهاد خود را در بخش نظرات ارسال کنید.

اشتراک در
اطلاع از
guest

0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
شبکه های اجتماعی
نکات مدیریتی
پر بازدیدترین مقالات
مقالات اخیر
0
افکار شما را دوست داریم، لطفا نظر دهید.x