۱- هدف
این دستورالعمل با اهداف ذیل:
- جمع آوری، ساختاردهی و مدیریت دانش و تجربه
- ایجاد دسترسی مطلوب برای استفاده کنندگان داخلی و خارجی به تجربیات و دانش
- انتشار و توسعه و به اشتراک گذاری تجارب و دانش
- ایجاد تعامل بین دانش، کسب و کار و نتایج شرکت
- استفاده و بهره برداری از دانش ها و اطلاعات ایجاد شده برای تعالی شرکت
در راستای ارتقاء دانش کارکنان، شرکت و فراهم کردن شرایط بهبود مستمر در شرکت تدوین شده است.
۲ـ دامنه کاربرد
این دستورالعمل برای کلیه دانشهای صریح و ضمنی و برای همه کارکنان در شرکت کاربرد دارد.
۳– مفاهیم
- دانش: دانش ترکیبی از تجربیات، اطلاعات و نگرش ها است
- مدیریت دانش: عبارت است از تلاشی برای آشکارکردن دارایی پنهان در ذهن کارکنان و تبدیل کردن این داراییهای نامشهود به دارایی مشهود سازمانی تا همه کارکنان به آن دسترسی داشته باشند
- دانش پنهان یا ضمنی یا تجربه: عبارت است از دانشی که در ذهن افراد جای دارد و در قلمرو دانش شخصی، شناختی و تجربی قرار می گیرد
- دانش آشکار یا صریح: عبارت است از دانشی که جنبه عینی و عقلانی و فنی دارد و بخوبی قابل ثبت و دسترسی میباشد، مانند روش ها و دستورالعملها
- مفهوم تجربه: توصیفی است از یک موقعیت واقعی شامل یک تصمیم، چالش، فرصت، مساله و یا یک موضوع خاص که فرد یا افرادی در یک سازمان با آنها مواجه هستند و تجربیاتی نسبت به آن موضوع دارند.
۴ – شرح عملیات
دستورالعمل مدیریت دانش به ترتیب زیر می باشد:
- شناسایی دانش و تجربه
- تحصیل دانش موجود در شرکت
- بدست آوری (کسب) دانش از خارج شرکت
- ارزیابی، مستند کردن و نشر دادن دانش در شرکت
در ذیل موارد ۴ گانه فوق در ۳ گام توضیح داده شده است.
گام اول، شناسایی و جمع آوری( کسب) دانش و تجربه:
لازم است فرهنگی در شرکت ایجاد گردد که کارکنان تجربیات و دانش خود را ثبت و ارائه نمایند. کارکنان باید اطلاعات، دانش و تجربه خود را در فرم ثبت تجربه QA-FO-21 درج نموده و به واحد تضمین کیفیت جهت ارزیابی ارائه نمایند. کارکنان دانش و اطلاعا ت را از منابع ذیل میتوانند بدست بیاورند.
- شرکت در دوره های آموزشی
- بازدید از مراکز صنعتی، نمایشگاه ها و …
- شرکت در جلسات برون و درون شرکت
- مصاحبه با افراد متخصص خارج شرکت و یا افراد متخصصی که به شرکت می آیند
- اطلاعاتی که کارکنان دارند و تا کنون در مستندات شرکت ثبت نشده است
- انجام تحقیقات علمی
- تحقیقات محصول جدید
- تحقیق در خصوص رقبا
- نظرات مشتریان
- و ….
تبصره: تجربیات و دانش علاوه بر اینکه میتواند با ثبت در فرم ثبت تجربه به واحد تضمین کیفیت ارائه شود کارکنان همچنین میتوانند از طریق ایمیل داخلی شرکت با شرح جزئیات دانش خود را به واحد تضمین کیفیت ارائه نمایند.
گام دوم ، ارزیابی
پس از ارائه دانش و تجربه به واحد تضمین کیفیت، واحد تضمین کیفیت باید موارد دریافتی را بررسی و ارزیابی نماید. ارزیابی و بررسی باید از منظرهای ذیل انجام شود.
- ارتباط با اهداف و کار کرد شرکت
- بومی نبودن و جدید بودن موضوع
- ارزش مستند کردن (وزن دهی بر اساس تجربیات و دانش موجود در شرکت)
- تکراری نبودن
هرگاه تخصص و دانش موجود در واحد تضمین کیفیت کفایت لازم برای بررسی همه موارد فوق در مورد موضوعات دریافتی را نداشته باشد (تشخیص این موضوع بر عهده مدیر تضمین کیفیت است) باید مدیر تضمین کیفیت با ارسال موارد دریافتی به متخصصین شرکت از آنها بر ای ارزیابی تقاضا نماید. سپس طی جلسه ای با حضور افراد مرتبط در خصوص دانش های ثبت شده تصمیم گیری شود.
پس از بررسی، موضوعاتی که مورد تائید قرار نگرفتند باید علل عدم تائید آنها ثبت گردد و مستند ارسال شده به واحد تضمین کیفیت نیز به مدت یکسال بایگانی شود سپس امحاء گردد. همچنین موضوعاتی که تائید شده اند باید مطابق توضیح گام بعدی در شرکت نشر داده شوند.
گام سوم ، انتشار و تسهیم دانش و تجربه:
دانش و اطلاعات مورد تائید واقع شده به طرق ذیل میتواند در شرکت نشر داده شوند.
- ثبت در قالب مستندات تعریف شده و اجازه دسترسی دادن بر اساس دسترسی های تعریف شده در شرکت
- ایجاد بستری در شرکت و ثبت مستندات در آنها با این شرایط که افراد فقط امکان رویت و خواندن داشته باشند و البته نظرات و تجربیات خود را کامنت بگذارند
- بر قراری مجلات و یا بولتن ماهیانه در شرکت و توزیع بین کارکنان
- قرار دادن در سایت شرکت با هدف دسترسی کارکنان و ذینفعان شرکت
۵– مسئولیت ها و اختیارات
- مدیر تضمین کیفیت مسئولیت اجرائی این دستورالعمل را بر عهده دارد
- کلیه پرسنل شرکت در خصوص ارائه دانش و تجربیات خود به واحد تضمین کیفیت مسئولیت دارند
۶- مدارک مرتبط
- روش اجرائی اطلاعات مستند QA-PR-01
۷- ضمائم
- فرم ثبت دانش و تجربه QA-FO-21
لازم است این دستورالعمل حداقل سالی یکبار توسط واحد تضمین کیفیت بازنگری شود. همچنین در صورت نیاز به اصلاح در نتیجه دریافت بازخوردها، یا نتایج ممیزی و یا اعلام و درخواست اصلاح و تغییر و… ، واحد تضمین کیفیت نسبت به بازنگری اقدام نماید. روش تایید و تصویب بازنگری و اعمال اصلاحات مطابق با روش اجرائی اطلاعات مدون است.
پایش و اندازه گیری اثر بخشی این دستورالعمل مطابق با شاخصهای تعریف شده در شناسنامه هر فرآیند باید در دوره های در نظر گرفته شده و توسط متولی فرایند اندازه گیری و گزارش شود.
- نگهداری سوابق
در نتیجه اجرای این دستورالعمل و انجام بازنگری باید متن منسوخ بازنگری شده (آخرین ویرایش بازنگری شده) بمدت یکسال در بایگانی واحد تضمین کیفیت بصورت متن کاغذی یا الکترونیکی نگهداری شود . همچنین هرگونه سوابق دیگری که در نتیجه اجرای این دستورالعمل ایجاد می شود باید بمدت دوسال در واحد تضمین کیفیت و سپس دوسال بایگانی راکد باشد.
